Efektywność w pracy – co ją wzmacnia, co przeszkadza?
Co sprawia, że jedne zespoły i jednostki są efektywne, a inne nie? O czynnikach zewnętrznych i wewnętrznych efektywności.
Według Encyklopedii Zarządzania efektywność to rezultat podjętych działań, relacja uzyskanych efektów do poniesionych nakładów. Oznacza najlepsze efekty produkcji, dystrybucji, sprzedaży czy promocji, uzyskane po najniższych kosztach.
W przypadku pracy jednostek i zespołów jest to taka praca, w której wykonujemy właściwe rzeczy w optymalny sposób, unikając strat w postaci rozproszenia, przebodźcowania, zajmowania się nie swoimi sprawami itd.
Z efektywnością wiąże się ściśle zaangażowanie. A Instytut Gallupa dowodzi, że tylko niecałe 20% (!) pracowników jest zaangażowanych w swoją pracę. Mamy zatem rzesze średnio i niskoefektywnych pracowników, którzy codziennie mogliby osiągać więcej. I nie mówimy tu o drapieżnym wykorzystywaniu ludzi. Chodzi tu o optymalną pracę, w której są także przerwy, jest dbałość o higienę pracy, ale także wysoką koncentrację, tzw. pracę głęboką.
Istnieje kilka kluczowych obszarów wpływających na efektywność lub jej brak.
Kultura organizacyjna – jakie są wartości i niepisane normy, „jak się u nas pracuje”: czy mamy organizacyjną tendencję do wiecznych „pop-upów”, „bieżączek”, czy przekazywane są nam klarowne i zrozumiałe cele i czy umiemy się wokół nich koncentrować, jak podchodzi się do czasu wolnego, przerw, regeneracji.
Lider/ka- jaki sam/a daje przykład swoim stylem pracy, czy deleguje „ad hoc” wiecznie zaskakując, czy daje wskazówki, cele, informacje korygujące i wzmacniające, jak podchodzi do potrzeby pracy głębokiej, czy wprowadza „ciche godziny”, w których zespół może pracować w spokoju, bez spotkań i telefonów.
Pracownik/czka- na ile umie sobie radzić we „wrzeniu”: przestymulowanym środowisku pracy, w którym o jego/jej uwagę walczy wiele aplikacji, komunikatorów, klientów wewnętrznych i zewnętrznych. Na ile osoba potrafi stawiać sobie cele i priorytety, oraz wytwarzać energię do ich osiągania. Jaka jest świadomość osoby odnośnie tego, kiedy jest najbardziej efektywna, oraz jak z tej wiedzy korzysta.
Powyższe informacje to skrót, czynników jest więcej. Dochodzi jeszcze obszar polityczno-ekonomiczny – co wydarza się globalnie i lokalnie i sprawia, że nasza uwaga może wędrować ku obserwacji zagrażającej (?) rzeczywistości. A to uruchamia emocje, a czasem nakręca spiralę negatywną, czyli ciąg myśli i emocji negatywnych, które w długofalowej perspektywie zagrażają efektywności. Ludzie zamiast skupiać się na osiąganiu celów zastanawiają się, czy będzie dla nich miejsce w organizacji, czy są bezpieczni. I tu pojawia się ogromna potrzeba transparentnej komunikacji oraz przestrzeni na rozmowy 1:1 z pracownikami, by można było rozmawiać na temat zagrożeń efektywności jednostki.
Nasze programy to m.in. „zachowanie efektywności w czasach niepewności”. Dedykujemy je zarówno liderom/kom jak i pracownikom. Zapraszamy także na konsultacje odnośnie działań zwiększających efektywność na poziomie organizacyjnym.
Po to, by ludzie w organizacji mieli poczucie efektywnej pracy, domykania i braku utraty energii, a organizacja osiągała swoje cele biznesowe.
Photo by Icons8 Team on Unsplash